Por qué informatizar la gestión documental

En los últimos años existe una preocupación creciente en las empresas por el problema de la gestión de la documentación de la misma. Y no es de extrañar, ya que algunos de los datos publicados por importantes firmas internacionales reflejan unas cifras de lo más preocupantes:

El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar documentación.
El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.
El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.
El 3% de los documentos están mal archivados.
El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

Es por ello que, durante los últimos años, directivos y gerentes están implantando en sus empresas soluciones de gestión documental. Hay diferentes motivos para aplicar este tipo de herramientas y en este artículo pretendemos exponer las principales ventajas e inconvenientes que ofrecen estas soluciones:

Ventajas

  • Información más accesible: Con un buen sistema de gestión documental, el usuario podrá disponer de cualquier documento en cuestión de segundos y sin necesidad de moverse de su silla. Además, el acceso a la documentación está disponible bajo varios niveles de permisos, por lo que cada tipo de documento sólo estará disponible para los usuarios adecuados.
  • Organización: Este tipo de sistemas permiten tener mayor organización en la oficina. Cada documento está siempre en su sitio y de forma digital, por lo que no se puede perder ni traspapelar. Por ejemplo, cada cliente tiene una carpeta virtual donde están disponibles sus facturas, presupuestos, etc. De igual forma ocurre para proveedores, bancos, representantes, empleados, etc. Incluso es posible digitalizar la documentación propia de la empresa para guardar en el archivo documental: Escrituras, contratos, impuestos, etc.
  • Ahorro de papel y tinta: Un sistema de gestión documental implica que toda la documentación esté disponible en formato digital, lo que significa que dejamos de imprimir gran cantidad de información incluida en facturas, presupuestos, pedidos de clientes, etc. pasando a guardar directamente el documento que recibimos del proveedor. Además, podemos decidir emitir nuestras facturas en formato digital (PDF, e-Factura, etc), lo que supone que tampoco tenemos que imprimir las facturas de los clientes (ni siquiera nuestra copia). Esto mismo nos lleva al siguiente punto…
  • Ahorro en gastos de correo: La empresa se ahorra el gasto de envío de facturación por medio de correo ordinario, que en muchos casos supone un impacto económico considerable al cabo del año. Al mismo tiempo, haciendo uso del correo electrónico ganamos un tiempo de entrega inmediato y, en caso de problemas, la devolución también lo es. Todo ello también mejora los plazos de gestión de cobro.
  • Ahorro de espacio: Nos deshacemos de un espacio importante en el archivo, ya que legalmente existe la obligación de guardar toda la documentación durante 5 años. Por si fuera poco, pasado este tiempo los documentos hay que destruirlos, lo que supone más tiempo o dinero para realizar este trabajo.
  • Seguridad: El hecho de disponer de la documentación digitalizada, nos da la posibilidad de realizar copias de seguridad de forma sencilla y automátizada, al contrario de lo que implica mantener un archivo tradicional.
  • Beneficios para el medio ambiente: Y por último, y no por ello menos importante, está el beneficio que esto supone para el medio ambiente. Por un lado, se ahorra muchísimo papel y, por otro, se hace menos uso de impresoras, lo que supone generar menos residuos (toners, tambores de impresión, etc).

Desventajas

  • Factor económico: El principal problema de un sistema de gestión documental digital es el impacto económico que supone la aplicación y puesta en marcha de la misma. No obstante, los riesgos y dificultades de mantener un sistema tradicional frente a lo práctico y seguro que implica tenerlo informatizado, lo hace mucho más interesante.
  • Software confuso: Para gestionar toda la información que se debe introducir en un sistema informatizado, es necesario disponer de un software que sea capaz de facilitar esta tarea. No obstante, y a pesar de que existe un gran abanico de programas que anuncian ser capaces de hacerlo, muchos de sus usuarios manifiestan que resultan poco intuitivos y que dan lugar al error, ocasionando un gasto de tiempo en repeticiones de tareas y rectificaciones.

Nuestra Solución

En Query Informática ofrecemos una herramienta software intuitiva, de fácil manejo e integrada con nuestros programas de gestión, capaz de llevar a cabo todas las gestiones documentales necesarias en un sistema informatizado: e-Document.

Gestión Documental

Con este módulo el usuario puede realizar las tareas de archivo y consulta de documentos desde el mismo software ERP que se usa en en la gestión diaria de la empresa.

Por ejemplo: desde la ficha de un cliente es posible consultar toda su documentación con un sólo clic. Con la misma facilidad se permite añadir nuevos documentos y, de igual forma, para proveedores, empleados, comerciales, etc…

El usuario también puede adjuntar documentación directamente en un documento de venta o de compra: facturas, pedidos, etc. quedando ligados para futuras consultas.

Facturación Electrónica

Este módulo permite generar y enviar la facturación de forma automática. Dependiendo de cada cliente, la factura se enviará al e-mail indicado, o bien se imprimirá para enviar por correo ordinario.

La factura generada en formato PDF quedará archivada en la gestión documental para futuras consultas.

Asimismo es posible producir las facturas en formato e-Factura, que actualmente están exigiendo la mayoría de Administraciones.

 


Si desea información acerca de e-Document puede contactar con nosotros por medio del formulario ubicado en nuestra sección de programas (aquí) o a través de nuestro número de teléfono.

Llámenos al 96 664 06 87

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